Signature électronique : les avantages de ce procédé en plein boom

Avec les restrictions sanitaires imposées par l’épidémie de Covid-19, la digitalisation des process dans les entreprises a connu une accélération majeure. Dans ce contexte, la signature électronique s’est imposée comme un moyen rapide, fiable et sûr, de signer tous les documents importants : contrats, baux, devis, bons de commandes, mandats SEPA, etc., devenant la pierre angulaire de la dématérialisation des échanges. Les secteurs de la banque, de l’assurance et de l’immobilier y ont très souvent recours.

Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la signature électronique, les atouts de ce procédé et les limites qui peuvent nuire à son développement

La signature électronique, qu’est-ce que c’est ?

La signature électronique a le vent en poupe. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Il s’agit d’un procédé technique qui permet à un signataire d’apporter son approbation et son consentement à tout document numérique.

La signature électronique entre dans un cadre juridique précis via le règlement eIDAS au niveau européen, transposé dans la loi française dans les articles 1366 et 1367 du Code civil. De ce fait, les normes de la signature électronique sont fixées et contrôlées par les autorités européennes et françaises. Celles-ci prévoient notamment que la signature électronique permette : l’identification de la personne qui signe, la preuve de consentement du signataire, et la garantie de l’intégrité du document (c’est-à-dire le fait qu’il n’a pas été modifié après la signature).

Tous les documents numériques peuvent être signés électroniquement. Mais dans les faits, certains secteurs d’activité sont plus concernés que d’autres comme la banque, l’assurance, l’immobilier, et désormais les professions réglementées comme les notaires par exemple.

On peut donc fréquemment retrouver une signature électronique sur des devis et bons de commande, des compromis de vente ou des actes d’acquisition, des contrats de travail et leurs avenants, des souscriptions d’adhésion à un contrat ou encore un prélévement sepa.

De nombreuses entreprises proposent des prestations de signature électronique pour aider les entreprises à dématérialiser jusqu’au bout leur process, à l’instar de Yousign, acteur majeur de la signature électronique en France et qui ambitionne de devenir l’un des leaders européens du secteur. Plus de 5 000 entreprises ont fait confiance à ce fournisseur de logiciels et notamment BPI France, Qonto, PMU, Allianz, etc.

Signature électronique, quels avantages ?

La signature électronique permet d’abord de bénéficier d’un gain de temps avantageux pour l’entreprise comme pour le client. Plus besoin d’imprimer une feuille puis de la signer et de la remettre en mains propres lors d’un rendez-vous physique ou bien de l’envoyer par la poste au service concerné, éventuellement par recommandé avec accusé de réception. Tout se fait en ligne en quelques clics !

Le développement de la signature électronique entraîne aussi, grâce à la dématérialisation des archives, un gain de place et une meilleure accessibilité des documents que l’on peut retrouver très rapidement dans un espace de stockage numérique.

Ce gain en efficacité se traduit aussi par l’optimisation des processus administratifs et l’accroissement de la productivité de l’entreprise ayant choisi une dématérialisation totale de ses process. Cela se traduit également par une réduction des coûts.

La signature électronique, en se passant du papier, permet aussi de faire un geste pour l’environnement.

Enfin, et d’ailleurs peut-être est-ce là d’ailleurs l’atout majeur de la signature électronique, elle permet de garantir la sécurité du contrat si elle répond aux critères fixés par la réglementation européenne eIDAS et est délivrée par une autorité de certification comme Yousign.

La signature électronique, quelles limites ?

Enfin, la signature électronique se trouve malgré tout confronté à quelques limites. D’abord, l’usage de la signature électronique est limité et impossible dans le cas où les documents numériques à signer concernent le droit de la famille ou les successions, ainsi que les actes de cautionnement à titre privé type caution de bail de location, ce qui restreint quelque peu son usage.

En outre, la signature électronique peut être l’objet de piratage, mais les risques sont extrêmement faibles. Néanmoins, la possibilité qu’une personne signe à la place d’une autre est réelle, bien que peu probable.

Enfin et surtout, le principal frein à la signature électronique, c’est le rejet de la digitalisation par une certaine catégorie de public. La cible doit en effet être réceptive à l’environnement numérique et la signature électronique ne pourra donc pas concerner un certain type de population comme les publics fragiles et personnes âgées ne disposant pas d’outils numériques et/ou pas d’accès Internet. Il n’empêche, la signature électronique gagne invariablement du terrain, et l’on voit mal comment ce procédé ne pourrait pas au fil des ans s’imposer.

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